A rotina das assembleias presenciais nos condomínios foi alterada em função da pandemia que acelerou o processo para o modo virtual. Porém, inegavelmente, já estava se estabelecendo como forma democrática e facilitadora ao maior número de condôminos conseguirem participar das reuniões.
Em 09 de março de 2022, a Lei 14.309 legaliza a realização e votações em condomínio de forma eletrônica ou virtual. A assembleia virtual pode ser realizada para as modalidades ordinária ou extraordinária, conforme determinam os arts. 1.349 e 1.350 do Código Civil que versam sobre os diversos assuntos, tais como:
Art. 1.349. A assembleia, especialmente convocada para o fim estabelecido no § 2º do artigo antecedente, poderá, pelo voto da maioria absoluta de seus membros, destituir o síndico que praticar irregularidades, não prestar contas, ou não administrar convenientemente o condomínio.
Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger o substituto e alterar o regimento interno.
Os princípios da assembleia virtual são os mesmos utilizados no modo presencial. Inicia-se com o ato convocatório e a pauta definida, há a discussão de todos os assuntos e se procedem as votações. A diferença positiva é a gravação da assembleia que concede muito mais credibilidade e pode ser utilizada para transcrição da ata.
Plataformas para assembleia virtual
A realização da assembleia virtual se dá por livre escolha da plataforma digital - desde que a escolhida permita o amplo debate e a contabilização dos votos. Atualmente existem três modos, a saber:
⦁ Assembleia digital: são utilizados fóruns e mensagens e toda a comunicação é realizada por meio de mensagem ou texto.
⦁ Assembleia live: a participação é em tempo real, são utilizados vídeo e áudio e todos os participantes conversam.
⦁ Assembleia streaming: a interação é feita via texto e os representantes da mesa participam através de vídeo.
Aplicativos e modo de usar
Vários aplicativos estão à disposição para uso em assembleias virtuais e, a princípio apresentam segurança e boa apresentação, entre estes: o Zoom, Teams, Skype e Hangouts ou plataformas para conferência própria da administradora do condomínio. Também podem ser utilizados fóruns e mensagens – que não são instantâneas. O reconhecimento do acesso de cada participante e a aceitação do visitante se destinam à fidelização da lista de participantes, às assinaturas e às votações se tornarem idôneas e seguras. A ata da assembleia pode ser registrada em cartório ao final da assembleia, tornando dinâmico todo o processo.
Roteiro para assembleia virtual
⦁ Planejamento dos assuntos: dar a devida consideração àqueles que já tiveram ampla discussão em outros canais de comunicação no condomínio.
⦁ Ato convocatório: elabore um edital que atenda todos os requisitos legais e convencionados.
⦁ Divulgação: publique em todos os canais de comunicação com os condôminos, além da distribuição por e-mail ou impresso quando necessário. É aconselhável repetir a distribuição nos canais digitais dois dias antes da realização da assembleia.
⦁ Habilitação: valide procurações, chapas e candidatos aos cargos eletivos.
⦁ Plataforma: selecione a que melhor atenda a sua necessidade.
⦁ Orientação: capacite os condôminos sobre a utilização da plataforma.
⦁ Participação: combine com os condôminos como solicitar a palavra para se manifestar na assembleia.
⦁ Formalização: registre na ata todas as participações e os votos, faça a leitura ao final da assembleia, podendo, então, distribuir pelos canais digitais aos participantes.
Em Balneário Camboriú, a síndica profissional Eliane Casassola realizou no Condomínio Los Álamos a AGE de modo mista (presencial e virtual) com a pauta para realização de uma obra estrutural de grande porte. Apresentou aos condôminos os diversos orçamentos das empresas de engenharia, as planilhas com a diferenciação entre as empresas proponentes, os custos da obra, as planilhas financeiras para desembolso e o cronograma de realização da obra. Cada pauta recebeu o amplo debate e organizadamente teve a votação e ao final da reunião foi distribuída a ata de assembleia. “Esta virtualização das decisões é muito eficiente para garantirmos uma presença maior de condôminos e, assim, permitir o amplo debate dos assuntos que se traduzem em melhoria para a vida no condomínio”, garante.
Crédito: Sindiconet